会议室使用管理规定

发表日期:2016-04-11   文章来源:

 会议室使用管理规定
 
为加强对学院会议室的管理,充分发挥作用,提高利用率,现对学院会议室的使用作如下规定:
一、行政楼二楼议室、行政楼三楼大会议室、会议中心会议室由党政办公室统一管理,统筹协调安排使用,并负责卫生及对室内设备物品的管理和维护。
二、党委会及党政领导联席会议、院长办公会议和党政办公室牵头承办召开的各类会议,由党政办公室负责做好各项会前准备、会中服务等事宜。
三、部门承办会议或分管院领导组织的会议,由部门经办人在会议前两个工作日与学院办公室联系,办理会议室使用申请手续。
四、党政办公室按照“系部、处室会议服从院级会议,先定先使用”的原则统一安排,并做好有关准备工作,确保会议准时召开。一般按时间先后顺序安排或协调解决。学术报告厅原则上不对外开放。
五、使用会议室时,未经党政办公室同意,不得改变会议室设备、家具的位置,不得将会议室物品携出室外,不得擅自动用室内音响、功放、投影等设备,如需使用应在申请时一并提出,由党政办公室派专人开启调试。
六、会议室为会议和接待来宾常规备有饮用开水,内部会议一律不配矿泉水;承办重要会议需要矿泉水等,须在申请使用会议室时一并申请;有其他需要则自行准备。部门会议请自行做好会务服务工作。在会议室悬挂、张贴标语条幅,需在党政办公室专人指导下开展,并在用后及时清除,以保持墙面整洁。
七、会议期间会议室的卫生、照明、空调、设备的使用由使用部门负责,使用时要爱护各种设施,如有损坏,按照规定赔偿。
八、会议承办部门应提前到达会场,做好会场布置及准备工作。
九、会议所需的笔记本电脑等设备由会议承办部门准备。
十、凡使用会议室的承办部门负责人即为会议期间的防火负责人。若出现安全问题及其他隐患,学校将追究使用部门的责任。
十一、会议期间请自觉保持室内清洁,会后应及与党政办公室联系,关好门窗、空调等设备。
十二、对于未按规定申请会议室,使用会议室的部门,学院党政办公室有权不予使用。
十三、本规定自下发之日起执行,由学院党政办公室负责解释。
 
 
备注:
行政楼二楼会议可容纳:44人,横幅长度7米;
行政楼三楼大会议室可容纳:55人,横幅长度:6.5米;
会议中心报告厅可容纳:490人,横幅长度:13米;
会议中心一楼会议室可容纳:140人,横幅长度:8.2米;
会议中心二楼一号会议室可容纳:45人,横幅长度:7米;
会议中心二楼二号会议室可容纳:76人,横幅长度:8.5米。
 
 
附件:金沙官网会议室使用申请表 
                                                                                                       
                                                                                                        二〇一六年四月十一日
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