档案查借阅制度

发表日期:2016-05-12   文章来源:

 档案查借阅制度
 
为充分发挥档案的作用,本着既方便档案利用,又利于保密,并确保档案安全完整的原则,特制订本制度。
一、查阅档案必须严格履行登记手续,一般只限在档案阅览室查阅,并认真填写《档案查借阅登记表》。查阅结束后,查阅者应如实填写《档案利用效果登记表》。
二、查阅有关的档案材料,学院师生员工凭身份证、工作证、学生证等有效证件;校外人员须持单位介绍信和本人工作证或身份证,履行登记手续后方能调阅。
三、凡需利用学院档案室尚未开放的档案,必须经有关部门同意,经党政办公室主任批准并办理审批手续后,方可利用。
四、绝密、机密档案材料一般不供查阅,如有特殊需要,必须经学院分管领导、党政办公室主任批准,并限定范围,方可查阅。利用档案的单位和个人未经档案主管单位的同意,不得擅自公布档案内容。
五、档案原则上不能外借,特殊情况下只借复制件,外借原件需办理特批手续,并限期归还,一般借阅时间不得超过一周。如因工作需要延长时,经党政办公室主任批准后,需办理续借手续。
六、凡借出的档案材料,必须按要求如数归还,不得有缺少、损毁和涂改现象。档案员对借出的档案要定期催还,对归还的档案,档案员需当面检查,清点无误后,注销外借手续,按档号放入档案柜内。借阅者要填写《档案利用效果登记表》。归还档案时,档案工作人员外借档案如发现有损坏和丢失现象,应写出书面报告,上报学院严肃处理。
七、档案的利用者要爱护档案,妥善保管,确保档案的保密,完整与安全。利用者不得转借、涂改、圈划、批注、增删、抽页、裁剪、折卷、私自摘录、污损、拍照等,不得擅自公布档案的内容,违者追究法律责任。
八、档案室同意摘录或复制的档案材料,经校对盖章后生效。
九、凡向学院档案室移交、捐赠、寄存档案的单位和个人、对其档案享有优先利用权,并可对档案中不宜向社会开放的部分提出限制利用的意见。
十、本制度自公布之日起执行。
附:《查(借)阅综合档案资料审批表》
 
                                                                           党政办公室
                                                                        2016425
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